株式会社エイチ・エーエルの太田です。
経営支援基幹システム（BIZミル）の普及を通じて、多くの経営支援機関、そしてその先の中小企業・小規模企業の支援を行っています。
◆報告業務は、避けられない
我々は日常の業務において、様々な報告業務を行っています。新規営業先とその反応や、日々の活動報告など・・。１日の中でどれくらいの業務を報告のための業務に使っているか報告しろって言われたら、・・結構あるだろうなと思ったりします。ただ思うのは、組織が社会の一部であり、社員が会社の一員である以上、報告業務は避けられないということです。無論「必要かな？」と思うものはありますが・・
◆良い報告業務と悪い報告業務
そもそも「報告」とは何か。
報告とは「上司から部下に与えられた指示や命令に対して、部下がその指示における業務や作業の経過・進捗状況、結果などを知らせること」です。上司と部下は、状況によっては「都道府県から市町村に」等に置き換えても結構です。であれば、依頼者はその報告を基に何らかの分析やフィードバック、意思決定をする必要があります。何もアクションが無いと「果たしてあの報告は何だったのか？」と思われてしまいます。
では、報告をする側の視点で見たときに、「良い報告業務」と「悪い報告業務」とは何かを考えていきます。
良い報告業務とは、①報告のためだけに使う時間が短くて済むこと、②報告の結果を報告した側も受けた側も分析し、意思決定できることです。
悪い報告はその逆で、①報告のためだけ多くの時間を費やすこと、②報告した後に、報告した側も受けた側も何もしないことです。一言で言えば「報告が目的化する」ということでしょうが、「手段と目的の違い」の表現は、よく使われる割には分かりづらいので、別の言葉で置きなおしてみました。
◆報告前作業を考える
上記①について、報告のためだけに使う時間を短くする方法を考える必要があります。例えば、日常業務の記録をシステムが自動集計して報告するなどが挙げられます。
◆報告後業務を考える
上記②について、報告したデータが再活用できるということです。報告は「年貢のお米」と違います。年貢のお米は、納めたら手元に残らなくなりますが、データは手元に残ります。そのデータを使って何をするか。新規営業先の報告を上司にしたら、部下はその報告を使って新規営業業務を行う必要があります。ところが、報告だけして以上終わりというケースも残念ながら見受けられます。さて、報告したデータは再活用されているでしょうか。
経営支援基幹システム（BIZミル）は、現在商工会・商工会議所の皆様に使っていただいておりますが、報告前作業と報告後業務を踏まえたつくりを志向しております。
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